PENTINGNYA JADWAL RETENSI ARSIP

PENTINGNYA JADWAL RETENSI ARSIP


OLEH: RONNY AFFANDI

 

Dalam menghadapi tantangan gobalisasi sekaligus mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan dilembaga pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan , organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu penyelenggaraan kearsipan yang komprensif dan terpadu. Sementara disisi lain ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan  penyelenggaraan kearsipan bersipat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara konprensif dalam suatu undang-undang tersendiri.

Pertambahan jumlah dokumen/arsip dari sebuah organisasi  sejalan dengan dengan keaktifan sebuah organisasi. Organisasi yang aktif pasti akan menhasilkan arsip/ dokumen .Pertambahan arsip akan menjadi masalah bila tidak dikelola dengan baik. Oleh karena itu perlu  adanya manajemen kearsipan  yang benar-benar dilaksanakan dengan baik dan disiplin.

Tingkat penambahan arsip yang hampir setiap hari tersebut menimbulkan berbgai permasalahan antara lain:

ü  Tempat/ruang penyimpanan semakin banyak arsip maka akan semakin luas ruang simpan yang dibutuhkan.

ü  Sarana / peralatan kearsipan, semakin banyak arsip yang dikelola maka akan semakin banyak pula sarana / peralatan yang dibutuhkan baik sarana pengendalian maupun sarana penyimpanan.

ü  Sumber daya manusia, tanpa tersedianya petugas kearsipan yang sebanding dengan jumlah arsip dikelola maka arsip tidak akan terkelola dengan baik.

ü  Biaya pengelolahan yang  ; banyaknya arsip yang dikelola otomatis akan membutuhkan biaya yang besar.

Untuk mengatasi  permasalahan yang timbul perlu karena penambahan arsip dalam rangka mewujudkan efisiensi  dan efektifitas  dalan manajemen kearsipan maka perlu  dan wajid ada program penyusutan arsip .Penyusunan arsip ini merupakan tahap akhir  dalam alur hidup kearsipan  setelah penciptaan, penggunaan,  dan pemeliharaan sebagaimana diamanatkan UU No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Dalam rangka melaksanakan program tersebut maka perlu adanya pedoman  Penyusutan atau Jadwal retensi arsip ( JRA ) .Denagan JRA diharapkan sebuah organisasi /instansi pemerintah maupun swasta dapat melaksanakan program penyusutan  secara sistematis, rutin, mudah dan lancar.

Dalam rangka tertib administrasi dan tercapainya pelaksaan penyusutan arsip di Kabupaten Lampung Timur  sudah memiliki Peraturan Bupati Lampung Timur Nomor 37 Tahun 2014 tentang jadwal retensi arsip fasilitatif non keuangan dan non kepegawaian, kepegawaian, keuangan, perekonomian urusan perdagangan, perekonomian urusan perhubungan , perekonomian urusan pertanian , Pemerintah Kabupaten Lampung Timur.

Pengertian Jadwal retensi arsip , menurut UU kearsipan No.43 tahun 2009.JRA adalah yang berisi sekurang-kurangnya  jangka waktu penyimpanan, retensi, jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Menurut UU Nomor 08 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan, yang dimaksud jadwal retensi Arsip adalah jangwa waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.

Dari beberapa pengertian JRA dapat disimpulkan bahwa retensi arsip merupakan pedoman penyusutan  yang berupa daftar dan bersi sekurang-kurangnya mengandung maksud bahwa selain jenis, retensi dan nasib akhir arsip, masih dimungkinkan untuk ditambahkan hal lain seperti kode klasifikasi.

Tujuan penyusunan jadwal retensi arsip, tujuan yang ingin dicapai dalam penyusunan jadwal retensi arsip yaitu, terhindar dari pemborosan ( inefisiensi), terwujudnya konsistensi dalam progaram penyusutan ( memudahkan penyusutan ), terjaminnya keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional, memudahkan temu kembali arsip dan memenuhi perundang-undangan.

Manfaat jadwal retensi arsip, dengan disusunnya JRA sebuah organisasi pemerintahan/ swasta mendapat manfaat antara lain: Pengurangan arsip, menghemat waktu dalam penelusuran informasi arsip/dokumen. Menghindari masalah hukum, melakukan efisiensi  dalan menetapkan arsip yang tidak digunakan saat ini, mengidentifikasi arsip/ dokumen yang memiliki nilai permanen. Dengan adanya Perbup Lampung Timur Nomor 37 tahun 2014 tentang jadwal  JRA Pemerintah Kabupaten Lampung timur, maka penyusutan arsip dilingkungan Pemerintah Kabupaten Lampung timur dapat dilaksanakan sesuai dengan azaz kepastian hukum , keautentikan dan kepercayaan, keutuhan, asal usul ( principle of proverence), aturan asli ( principle of original order ) keamanan dan keselamatan keprofesional , keresponsifan, keantisifatipan, akuntabilitas, kemnfaatan, aksebilitas, dan kepentingan umum.

 


Comments