PENYUSUTAN ARSIP

PENYUSUTAN ARSIP

Oleh : TUGIARTI,S.IP

 

Setiap kegiatan yamg dilakukan dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi akan menciptakan banyak surat surat yang harus dikelola di dokumentasikan dengan baik sebagai wujud pertanggung jawaban dari sebuah kegiatan. Apabila sebuah organisasi melaksanakan banyak kegiatan maka akan menciptakan banyak arsip surat surat dokumentasi lainnya yang berhubungan dengan kegiatan  tersebut sehingga apabila arsip surat tidak dikelola dengan baik akan terjadi penumpukan arsip dikantor organisasi tersebut. Untuk menghindari penumpukan arsip maka kita bisa melakukan pengurangan atau penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Menurut Undang undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara ; Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan ( records center ) , Memusnahkan arsip yang tidak bernilai sesuai dengan peraturan berlaku, Menyerahkan arsip statis atau yang mempunyai nilai pertanggung jawaban kepada kelembagaan kearsipan.

Adapun tujuan penyusutan arsip untuk menghemat tempat penyimpanan dan biaya serta menghemat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip yang disimpan. Penyusutan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri serta BUMN,BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA ( jadwal retensi arsip ) dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakata, bangsa dan negara.

Jadwal retensi arsip selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penatapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai  pedoman penyusutan  dan penyelamatan arsip. Prosedur penyusutan/ pengurangan arsip sebagai berikut;

Prosedur pemindahan arsip in aktif ( central file ke record center ), proses pemindahan arsip in aktif dilakukan didalam organisasi pencipta arsip. Arsip in aktif adalah  arsip penggunan sudah mulai menurun hingga perlu dipindahkan  ke record center/ penyimpanan arsip in aktif sebelum ditentukan menjadi arsip in aktif awalnya merupakan arsip aktif yaitu arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Langkah langkah yang diperlukan untuk pemindahan arsif in aktif adalah sebagai berikut ;

Pemeriksaan, untuk mengetahui apakah arsip sudah benar benar inaktif. Melihat kolom retensi pada JRA, menyatukan file file yang saling terkait menjadi series.

Pendaftaran, Arsip in aktif dibuat daftar meliputi, jjudul series/ jenis arsip, tahun, volume, kondisi/ sistem penataan arsip.

Penataan arsip, harus dijaga penataan dan kesesuaian arsip dengan awal penciptaan arsip.

Pembuatan berita acara pemindahan arsip, pengalihan wewenanga dan tanggung jawab pengolahan arsip selanjutnya.

Pelaksanaan pemindahan arsip diklasifikasi, sesuai dengan jenis dan nomenklatur. Arsip dalam box diberi nomor sesuai dengan DPA ( daftar pertelaan arsip )

Prosedur pemusnahan arsip, pemusnaan arsip dilakukan terhadap  arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan  berdasarkan JRA, tidak ada peraturan  perundang undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. Pemusnahan arsip sebagaimana tersebut datas  wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar dan dilakukan setelah mendapat persetujuan kepala daerah, Adapun langkah langkah yang dilakukan untuk pemusnahan arsipsebagai berikut :

Pemeriksaaan ; Apakah benar benar sudah habis jangka simpannya sesuai JRA dan berketerangan musnah. Perlu diperiksa kebenaran isinya, kelengkapan info  kemungkinan keterkaitan dengan arsip lain. Tidak memiliki nilai guna, tidak ada peraturan perundang undangan yang melarangnya. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Pendaftaran; untuk mengetahui tentang info arsip yang akan dimusnahkan, pembentukan panitia pemusnahan , jika memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika retensi arsip dibawah 10 tahun cukup dilaksnakan oleh unit kearsipan OPD yang bersangkutan dengan melibatkan instansi terkait. Panitia terdiri dari: unit pencipta arsip, unit kearsipan , unit hukum, unit pengawasan lembaga kearsipan daerah serta unit terkait. Penilaian persetujuan dan pengesahan . Penilaian dilakukan setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan. Disetujui dan disyahkan oleh pimpinan OPD.

Untuk arsip yang bernilai guna keuangan ( (900) dengan retensi 10 tahun atau lebih perlu mengajukan pertimbangan dari BPK, dan arsip kepegawaian ( 800) perlu mengajukan pertimbangan ke BKN dan kementerian dalam negeri (000-700), mengajukan persetujuan tertulis kepeda lembaga kearsipan kabupaten / kota.

Pembuatan berita acara pemusnahan arsip, merupakan dokumen pemusnahan  yang sangat penting di samping ( DPA ) yang dimusnahkan dan menjadi salah satu dasar hukum pemusnahan dilakukan secara sah. Sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan .

Pelaksanaan pemusnahan arsip, dibakar, dicacah dihancurkan atau dibuat bubur kertas. Fisik dan informasi arsip tidak dapat dikenali. Ada Saksi antara lain pejabat dari bagain hukum/ perundang undangan, bidang pengawasan dan menanda tangani berita acara pemusnahan sebagai saksi.

Prosedur penyerahan arsip kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip dapat dilakukan juga dengan menyerahkan arsip statis organisasi kepada lembaga  kearsipan daerah. Lembaga kearsipan daerah adalah satuan organisasi  perangkat daerah  kabupaten/ kota yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan kabupaten/ kota dibidang kearsipan sesuai ketentuan yang berlaku, dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lampung Timur.

Arsip statis,  adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi oleh kelembagaan kearsipan. Kriteria arsip statis antara lain memiliki nilai guna  kesejarahan. Informasinya dibutuhkan  sebagai bahan penelitian  dan berisi kebijakan  OPD/ organisasi , contoh berkas perseorangan  pejabat negara, RKPD ( rencana kerja pemerintah daerah ) rencana pembangunan jangka panjang/menengah , laporan kinerja OPD, dll. Langkah langkah yang dilakukan untuk penyerahan arsip statis sebagai berikut :

Memeriksa arsip statis/ permanen  berdasarkan JRA, mendaftar arsip statis sesuai  formulir daftar arsip, menata arsip ke dalam folder dan box arsip sesuai kode klasifikasi, memberikan label pada box arsip, nama, organisasi, jenis arsip, tahun penciptaan, mengirim surat  permohonan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan kabupaten / kota dan melampirkan daftar isi arsip yang akan diserahkan. Membuat daftar arsip dan berita acara penyerahan arsip statis, menyerahkan arsip statis dari OPD kepada lembaga kearsipan kabupaten/ Kota.

Semoga tulisan ini bermanfaat untuk pelaksanaan tertib administrasi dalam rangka mewujudkan pemerintah yang baik dan transparan. Tertibkan arsip agar tersedia pembelajaran bagi setiap generasi.

Referensi :

Undang undang nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip


Comments